Tietosuojaseloste

Henkilötietojen käsittely

1. Yleistä

Tämän tietosuojaselosteen (jäljempänä "Tietosuojaseloste") tarkoituksena on kertoa, miten Vesi Online kerää ja käsittelee henkilötietoja.

Vesi Online on sitoutunut suojaamaan henkilöiden yksityisyyttä ja noudattamaan toiminnassaan tietosuoja- ja muita lakeja sekä hyviä tietosuoja- ja tietoturvakäytäntöjä.

2. Rekisterinpitäjä

Tietosuojalainsäädännön tarkoittamana rekisterinpitäjänä toimii Savoksi Ohjelmistot Oy.

Rekisterinpitäjän yhteystiedot:

Savoksi Ohjelmistot Oy
Samoilijantie 3 A 7
70200 Kuopio

Y-tunnus: 3480159-4

Tietosuojasta vastaava henkilö:

Toni Rönkkö
Puh. 045 648 0360
toni ät vesionline piste fi

3. Rekisterin nimi

Vesi Online asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Rekisterinpitäjän henkilötietojen käsittelyn tarkoituksia ovat:

  • Asiakas- ja yhteistyökumppaneiden suhteiden hoitaminen ja kehittäminen
  • Palveluiden tuottaminen, tarjoaminen ja kehittäminen

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on käsittelyn tarkoituksesta ja/tai henkilötiedosta riippuen:

  • Rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen valmistelu ja täytäntöönpano
  • Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutetun edun toteuttaminen

Henkilötietojen käsittely saattaa perustua oikeutettuun etuun esimerkiksi seuraavissa tilanteissa:

  • Asiakaspalvelun laadun tarkkailu ja kehittäminen
  • Väärinkäytösten ja ongelmatilanteiden ehkäisy ja selvittäminen
  • Maksujen valvonta ja erääntyneiden saatavien perintä

Kun käsittelyn laillisuuden perusteena on yllä mainituissa kohdissa oikeutettu etu, rekisterinpitäjä on tehnyt henkilötietojen käsittelystä arvion niin sanotulla tasopainotestillä tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus vastustaa käsittelyä, joka perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun. Lisätietoja saa tietosuojasta vastaavalta henkilöltä, jonka yhteystiedot löydät tämän Tietosuojaselosteen kohdasta 2.

5. Henkilötiedot ja rekisteröityjen ryhmät

Rekisterinpitäjä voi kerätä seuraavia rekisteröityjen ryhmiä koskevia henkilötietoja:

  • Vesiosuuskuntien ja vesilaitosten toimitusjohtajat ja puheenjohtajat
  • Laskutuksesta vastaavat pääkäyttäjät (esimerkiksi sihteeri, isännöitsijä tai kirjanpitäjä)

Rekisterinpitäjä voi käsitellä seuraavia henkilötietoja:

  • Henkilön nimi, asema, sähköposti, puhelinnumero
  • Yhteydenotot asiakaspalveluun
  • Tiedot palvelun käytöstä

6. Rekisterin tietolähteet

Henkilötietoja saadaan ensisijaisesti seuraavista lähteistä:

  • Rekisteröity itse
  • Rekisteröidyn asiakkuuteen, palveluiden käyttöön, viestintään sekä asiointiin liittyvät tapahtumat
  • Vesiosuuskuntien ja vesilaitosten kotisivut
  • Yritys- ja yhteisötietojärjestelmä

7. Automaattinen päätöksenteko

Henkilötietoja ei käytetä sellaiseen automaattiseen päätöksentekoon, jolla olisi oikeudellisia tai vastaavia vaikutuksia rekisteröidyille.

8. Henkilötietojen luovutus

Rekisterinpitäjä voi käyttää alihankkijoita ja muita yhteistyökumppaneita henkilötietojen käsittelyssä.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa voimassa olevan lainsäädännön sallimalla ja velvoittamalla tavalla viranomaisille tai muille tahoille, joilla on lakiin perustuva oikeus saada rekisteristä tietoja. Henkilötietoja voidaan luovuttaa myös mahdollisen yrityskaupan, fuusion, ulkoistuksen tai liiketoimintakaupan yhteydessä sekä konsernisuhteeseen tai muuhun taloudelliseen yhteenliittymään liittyen näiden osapuolille.

9. Henkilötietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisterinpitäjä ei luovuta tai siirrä tietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

10. Henkilötietojen säilyttäminen

Rekisterinpitäjä säilyttää vain rekisterinpitäjän toiminnan ja henkilötietojen käyttötarkoitusten kannalta tarpeellisia tietoja, joiden käsittelylle on lailliset edellytykset.

Henkilötietojen säilytysaika määräytyy henkilötiedon käsittelyn tarkoituksen ja/tai henkilötiedon perusteella. Henkilötietojen säilytysaikaan vaikuttaa myös lainsäädännössä asetetut velvoitteet henkilötietojen säilyttämiseen sekä muut säilytysaikaa määrittävät määräajat (esim. kanneaika tai syyteoikeuden vanhentumisaika) erilaisten toimenpiteiden toteuttamiselle.

Rekisterinpitäjä säilyttää henkilötietoja seuraavalla tavalla:

  • 11 vuotta: laskut, sopimukset, kirjeenvaihto ja muu kirjanpitomateriaali
  • 1 vuosi: varmuuskopiot palveluun tallennetuista henkilötiedoista ja järjestelmien väliset siirtolokit
  • 3 kuukautta: kopiot palvelun kautta kolmannelle osapuolelle lähetetyistä tekstiviesteistä, sähköposteista ja kirjeistä
  • 1 kuukausi: virhelokit ja yksityiskohtaiset tiedot palvelun käytöstä

Rekisteröity voi pyytää poistamaan itseään koskevia henkilötietoja. Ennen pyynnön toteuttamista rekisterinpitäjä arvioi tietojen tarpeellisuutta huomioiden muun muassa sen, tuleeko tiedot säilyttää lakisääteisen velvollisuuden täyttämiseksi tai rekisterinpitäjän oikeusturvan varmistamiseksi.

Käyttötarkoitukseensa tarpeettomaksi muuttuneet tiedot, vanhentuneet tiedot tai tiedot, joiden käsittelylle ei enää muutoin ole perustetta, arkistoidaan tai tuhotaan.

11. Evästeet

Kuten useimmilla verkkosivustoilla, myös Vesi Onlinessa käytetään evästeitä. Eväste (englanniksi "cookie") on pieni tekstitiedosto, jonka internet-selain tallentaa päätelaitteen tunnistamiseksi ja uudelleentunnistamiseksi. Evästeiden avulla sivustolla vieraileva päätelaite ja tiettyjä päätelaitteeseen liittyviä tietoja sivuston käytöstä voidaan tunnistaa. Evästeet eivät vahingoita tietokonetta tai haittaa sen käyttöä.

Vesi Online käyttää evästeitä mm. seuraaviin tarkoituksiin:

  • Palveluun kirjautuminen ja istunnon pitäminen avoinna
  • Käyttäjän henkilökohtaisten asetusten tallentaminen

Vesi Online ei käytä evästeitä käyttäjien seurantaan, tilastointiin tai käyttökokemuksen kehittämiseen.

12. Rekisterin suojaus

Sähköisesti tallennetut tiedot säilytetään tietojärjestelmissä, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla asianmukaisilla teknisillä ratkaisuilla suojattuja. Rekisterin käyttöoikeus on vain rekisterinpitäjän palveluksessa olevilla ja muilla määritellyillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään.

Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa ja on saatavilla ainoastaan tietoon oikeutetuille henkilöille. Rekisterinpitäjä edellyttää palveluksessaan olevilta ja muilta määritellyillä henkilöillä sitoutumista salassapitoon.

13. Rekisteröidyn oikeudet

Tietosuojalainsäädännön mukaan rekisteröidyllä on oikeus:

  • Saada avointa ja läpinäkyvää tietoa henkilötietojensa käsittelystä
  • Saada tieto siitä, käsitteleekö rekisterinpitäjä hänen henkilötietojaan vai ei
  • Saada jäljennös itseään koskevista henkilötiedoista
  • Pyytää itseään koskevan virheellisen tai puutteellisen tiedon korjaamista sekä tarpeettoman tai vanhentuneen tiedon poistoa
  • Saada rekisterinpitäjälle toimittamansa henkilötiedot koneellisesti luettavassa muodossa siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu sopimukseen tai suostumukseen ja on automaattista
  • Peruuttaa antamansa suostumus siltä osin kuin rekisteröidyn henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen
  • Pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista tai muuten vastustaa henkilötietojensa käsittelyä muun muassa suoramarkkinointia varten

Pyyntö saada jäljennös rekisteröityä itseään koskevista henkilötiedoista tulee esittää kohdassa 2 mainitulle tietosuojasta vastaavalle henkilölle kirjallisesti. Pyynnöstä tulee ilmetä rekisteröidyn nimi ja puhelinnumero sekä tiedot, jotka rekisteröity haluaa saada. Rekisterinpitäjä voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään ja varmentamaan henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella. Lisätietoja rekisteröidyn oikeuksien käyttämisestä ja henkilötietojen käsittelystä saat kohdassa 2 kerrotulta tietosuojasta vastaavalta henkilöltä.

Mikäli rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan lainsäädäntöä, rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle tai sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee. Suomessa valvontaviranomaisena toimii tietosuojavaltuutettu.

14. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Tämä Tietosuojaseloste on laadittu 3.10.2018, ja sitä on päivitetty viimeksi 30.10.2024.

Rekisterinpitäjä pidättää oikeuden muuttaa tätä Tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme tutustumaan Tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.

Vesi Online
Savoksi Ohjelmistot Oy | Puh 045 648 0360 | asiakaspalvelu ät vesionline piste fi